Gestão de documentos de prefeitura

Contratação de empresa especializada para prestação de serviços de digitalização de documentos com tratamento OCR de: Notas de Empenho e Processos Licitatórios dos exercícios de Janeiro/2013 a Dezembro/2020 com fornecimento de softwares, mão de obra e equipamentos necessários

CLAUSULA QUINTA - DA EXECUÇÃO DO SERVIÇO DE DIGITALIZAÇÃO

5.1.O processo de digitalização deverá seguir o seguinte procedimento:

1. Coleta e transporte:

5.1.1.1 Os documentos deverão ser retirados nos locais previamente indicados pela Prefeitura Municipal de Itambé do Mato Dentro, devidamente protocolados.

1. Transportados por meios próprios da licitante, até o Birô de digitalização, local a ser definido pela Prefeitura.

5.1.2. Preparação:

1. Recepção dos documentos: protocolo de entrada;

5.1.2.2.  Desmontagem: retirada das caixas, pastas, encadernações, etc;

1. Expurgo das duplicidades;
2. Separação dos documentos que não serão digitalizados;

1. Limpeza:
   1. Desmetalização (retirada de grampos, clipes, etc.) retirada de post-its, fitas adesivas, lembretes, etc;
   2. Aplainamento: retirada ou minimização das dobraduras, apara e conserto das bordas Limpeza geral;

1. Classificação:
   1. Definição das espécies documentais a serem tratadas, conforme termo de referência;
   2. Agrupamento por similaridade ou processo;
   3. Identificação dos documentos sensíveis (sigiloso, restrito, público, etc.);
   4. Separação por características físicas (tamanho, gramatura, formato, estado de conservação, etc.);
   5. Criação e identificação dos lotes de processamento;
   6. Registro das ocorrências: esta atividade deverá ser realizada durante todo o processo de preparação. Todas as irregularidades encontradas, bem como a forma inicial de apresentação da documentação, precisam ser registradas em um documento oficial;

1. Digitalização:
   1. Gerar a imagem eletrônica do documento através da captura dos dados pelo scanner;
   2. Nesta etapa deverá utilizar todos os recursos disponíveis no scanner (e no driver do scanner) para tratar as imagens;
   3. Não ser possível através do recurso do scanner a dupla alimentação;

1. Tratamento da imagem e processamento:
   1. Melhoria da qualidade da imagem do documento utilizando os recursos de binarização (limiarização) e tratamento da imagem (thrashold e contraste);
   2. Reduzir o tamanho da imagem sem perder suas características originais;
   3. Retirar manchas e interferências indevidas que a digitalização não removeu;

1. Indexação:
   1. Identificação automática do tipo de documento através de Códigos de Barras, OCR zonal, e comparação de imagens, garantindo assim a exatidão dos campos para posterior consulta;
   2. Configuração das imagens capturadas, onde serão validadas e indexadas automáticas (via arquivos do SICOM), disponibilizados pela CONTRANTE ou manualmente, através de campos a serem definidos pelo CONTRATANTE, que na maior parte das vezes, encontram-se na primeira página de cada processo, ou com outros valores necessários para a localização dos documentos, gerando arquivos TXT ou XML, para carga no sistema de GED, conforme tabela para indexação abaixo:

1. Preparação para Devolução:
   1. Preparação dos documentos para a devolução ao usuário (interno ou externo)
   2. Os documentos precisam ser devolvidos na mesma organização que chegaram ao birô.

1. Devolução:
   1. Todos os documentos deverão ser devolvidos nos locais indicados pela contratante e em igualdade de condições a que foram recebidos.