GUIA DEFINITIVO DE RPA
O que é automação de processos robóticos?
A automação robótica de processos (RPA) é uma tecnologia de software que facilita a construção, implantação e gerenciamento de robôs de software que emulam ações humanas interagindo com sistemas e software digitais. Assim como as pessoas, os robôs de software podem fazer coisas como entender o que está na tela, digitar corretamente as teclas, navegar nos sistemas, identificar e extrair dados e executar uma ampla gama de ações definidas. Mas os robôs de software podem fazer isso de forma mais rápida e consistente do que as pessoas.
Os robôs de software de automação robótica de processos podem interagir com qualquer aplicativo ou sistema da mesma forma que as pessoas, exceto que os robôs de RPA podem operar 24 horas por dia, sem parar, muito mais rápido e com 100% de confiabilidade e precisão.
Os robôs de automação robótica de processos têm o mesmo conjunto de habilidades digitais que as pessoas – e muito mais. Pense nos robôs RPA como uma força de trabalho digital que pode interagir com qualquer sistema ou aplicativo. Por exemplo, os robôs são capazes de copiar e colar, extrair dados da web, fazer cálculos, abrir e mover arquivos, analisar e-mails, fazer login em programas, conectar-se a APIs e extrair dados não estruturados. E como os robôs podem se adaptar a qualquer interface ou fluxo de trabalho, não há necessidade de alterar sistemas de negócios, aplicativos ou processos existentes para automatizar.
O RPA (Robotic Process Automation) é um avanço significativo quando falamos na modernização de um negócio. Afinal, para sua empresa começar a transformação digital, um dos primeiros passos a serem dados é a automatização de processos.
É preciso enfatizar que não se trata de um robô físico, mas sim de um sistema que captura informações e executa tarefas de forma automatizada, e pode se integrar com vários outros sistemas, inclusive de inteligência artificial e machine learning.
A Automação Robótica de Processos, ou RPA, está transformando a forma como as empresas operam. Os robôs de software RPA se comunicam com sistemas e aplicativos para acelerar processos e reduzir a carga de trabalho humana.
Não à toa, já em 2017, em pesquisa da Deloitte, 53% das empresas afirmaram já terem embarcado em sua jornada de adoção e adequação de soluções RPA.
Uma empresa que utiliza tecnologia – como um software de RPA – é capaz de processar transações, manipular dados, comunicar-se com outros sistemas ou mesmo disparar mensagens, respostas e e-mails.
Por isso, você pode utilizar essa tecnologia para otimizar grande parte dos seus processos, independentemente do segmento do seu negócio.
Essa otimização não é pouca coisa, que fique claro, até 2024, as organizações vão poupar 30% dos custos operacionais atuais apenas com a adoção da automação e com o redesenho de processos operacionais. São dados da Gartner, uma das principais consultorias de tendências tecnológicas e de mercado do mundo.
A automatização de processos também permite que os seus funcionários tenham mais tempo para se dedicarem a outras questões mais estratégicas para a empresa, o que aumenta a produtividade e os resultados para o negócio.
Tecnicamente detalhando, a automação robótica de processos (RPA) é uma forma de automação de processos de negócios baseada em robôs de software ou agentes de inteligência artificial (IA) .
Nas ferramentas tradicionais de automação de fluxo de trabalho, um desenvolvedor de software produz uma lista de ações para automatizar uma tarefa e faz a interface com o sistema back-end usando interfaces de programação de aplicativos (APIs) internas ou linguagem de script dedicada. Em contraste, os sistemas RPA desenvolvem a lista de ações observando o usuário executar essa tarefa na interface gráfica do usuário (GUI) do aplicativo e, em seguida, realizam a automação repetindo essas tarefas diretamente na GUI. Isso pode diminuir a barreira ao uso da automação em produtos que, de outra forma, não apresentariam APIs para essa finalidade.
As ferramentas RPA têm fortes semelhanças técnicas com as ferramentas de teste de interface gráfica do usuário. Essas ferramentas também automatizam as interações com a GUI, e muitas vezes fazem isso repetindo um conjunto de ações de demonstração executadas por um usuário.
As ferramentas RPA diferem de tais sistemas porque permitem que os dados sejam tratados em e entre vários aplicativos, por exemplo, recebendo e-mail contendo uma fatura, extraindo os dados e, em seguida, digitando-os em um sistema de contabilidade.
Como funciona a Robotic Process Automation
As atividades executadas pelo robô (ou software) são pré-programadas, através dos códigos computacionais.
Por exemplo: é possível programar um sistema para que ele capture todos os documentos emitidos contra um CNPJ a cada X minutos. Depois, a RPA traz as informações coletadas para o usuário, de forma automatizada e sem erros.
Em uma automação mais avançada, ela pode conferir informações de documentos em dois sistemas distintos e apontar inconsistências, como por exemplo, comparar a informação de um XML da SEFAZ com o pedido de compras que consta no ERP.
Outro exemplo de RPA de alto nível é quando este sistema armazena as informações de forma amarrada, como por exemplo, quando é recebida uma nota fiscal de um mesmo fornecedor pela segunda vez, e agora o usuário já não precisará mais mostrar ao robô quais são as informações de fornecedor dentro do ERP.
SOFTWARE DE RPA AGILIZA RESULTADOS
Pense no RPA como sua força de trabalho digital. Mostre aos seus bots o que fazer e deixe-os trabalhar.
RPA é uma tecnologia que permite automação não assistida, sem supervisão humana. Em geral, a execução é apenas agendada com um compromisso e o robô, de maneira completamente independente e utilizando seus recursos próprios (Computador virtual, credenciais de aplicações, conta de e-mail), inicia uma sessão do processo, extrai o volume de trabalho e executa cada caso.
Os bots de RPA têm o mesmo conjunto de habilidades digitais que as pessoas e podem interagir com qualquer sistema ou aplicativo da mesma maneira que você - desde copiar e colar até corrigir dados e fazer cálculos, portanto, não há necessidade de alterar sistemas ou aplicativos de negócios subjacentes ou qualquer parte processos de negócios existentes para automatizar.
Robotic Process Automation (RPA) é uma nova ferramenta tecnológica que automatiza partes ou atividades inteiras de processos de negócio. Com esta tecnologia, robôs de software executam uma sequência de passos de um trabalho através da interação com a interface de usuário (telas de sistemas) da mesma forma que uma pessoa faria. Isto possibilita o transporte de informações entre sistemas de forma automática, podendo substituir as tradicionais e mais custosas integrações com API.
ONDE SÃO ÚTEIS?
Processos com alto volume de transações e repetitivos onde demandam tempo significativo das pessoas e podem aumentar a margem de erros nos processos.
Processos de alto valor onde erros ou atrasos podem trazer consequências graves.
Processos de alto risco onde a agilidade e assertividade que o robô proporciona minimizar os riscos.
O QUE PODE FAZER OS ROBÔS?
ENTRADA DE DADOS
Web services
ERP, CRM e outros
Planilhas
Workflow
Banco de dados
Etc
AÇÕES COM APLICAÇÕES E OUTROS SISTEMAS
Clickar
Comparar
Extrair
Copiar
Rodar programas e aplicações
Etc
SAÍDA DE DADOS
Web services
ERP, CRM e outros
Planilhas
Workflow
Banco de dados
Relatórios
Etc
O processo define uma categoria de ferramentas que permite que um agente automatizado, robô, substitua atividades manuais repetitivas como, por exemplo, acessar diversos sistemas para copiar informações e inseri-las em outro.
Utilize RPA para processar uma transação, manipular dados, desencadear respostas automáticas e comunicar com outros sistemas digitais, aplicando inteligência artificial quando necessário.
Quais são os benefícios do RPA?
A automação robótica de processos simplifica os fluxos de trabalho, o que torna as organizações mais lucrativas, flexíveis e responsivas. Também aumenta a satisfação, o envolvimento e a produtividade dos funcionários, eliminando tarefas rotineiras de seus dias de trabalho entre outros benefícios, destacamos:
- Economia de custo rápida: uma vez que a RPA reduz a carga de trabalho das equipes, pessoal pode ser realocado para outro trabalho prioritário que requer entrada humana, levando a aumentos de produtividade e ROI.
- Ele permite a execução precisa de tarefas 24 horas por dia, 7 dias por semana, permitindo otimizar processos, melhorar a qualidade, reduzir prazos de entrega e gerenciar ainda melhor os picos de demanda.
- Maior satisfação do cliente: como os chatbots podem funcionar ininterruptamente, eles podem reduzir o tempo de espera dos clientes, levando a taxas mais altas de satisfação do cliente.
- Melhor moral dos funcionários: ao eliminar a carga de trabalho repetitiva e de alto volume de sua equipe, a RPA permite que as pessoas se concentrem em tomadas de decisão mais ponderadas e estratégicas. Essa mudança no trabalho tem um efeito positivo na felicidade dos funcionários.
- Facilita a internalização (internalização) de processos anteriormente externalizados a fornecedores, permitindo a recuperação do controle.
- Melhor precisão e conformidade: uma vez que é possível programar os robôs de RPA para seguir fluxos de trabalho e regras específicos, você pode reduzir o erro humano, principalmente em trabalhos que exigem precisão e conformidade, como padrões regulamentares. A RPA também pode fornecer uma trilha de auditoria, facilitando o monitoramento do progresso e a resolução de problemas com mais rapidez.
- Os sistemas existentes permanecem no lugar: o software de automação de processos robóticos não causa nenhuma interrupção nos sistemas subjacentes porque os robôs trabalham na camada de apresentação dos aplicativos existentes. Assim, é possível implementar robôs em situações em que você não possui uma interface de programação de aplicativos (API) ou recursos para desenvolver integrações profundas.
- Melhoria do compliance - Quando os dados estão integrados e tratados por sistemas seguros e automatizados, o compliance da empresa é, por consequência, melhorado. Existe a segurança de que os documentos estão percorrendo fluxos corretos, e que os processos estão sendo feitos de forma efetiva.
- Facilita o monitoramento e auditoria de tarefas, além de eliminar possíveis inconsistências de dados.
- Melhora a rentabilidade por ter um retorno alto e de curto prazo, pois geralmente não envolve altos custos de integração.
- O ROI do RPA é derivado de várias áreas de impacto. Os benefícios quantificáveis de imediatos incluem redução drástica de erros e economia de conformidade e auditoria, mas o RPA proporciona um retorno ainda maior do investimento, facilitando a transformação digital, permitindo oportunidades de receita incrementais e liberando recursos para se concentrar em melhorias de processo e trabalho de valor agregado.
- A RPA não é invasiva e pode ser implementada rapidamente para acelerar a transformação digital. E é ideal para automatizar fluxos de trabalho que envolvem sistemas legados que não possuem APIs, infraestruturas de desktop virtuais (VDIs) ou acesso a bancos de dados.
Transformação acelerada
Entre os executivos globais, 63% afirmam que a RPA é um componente importante na transformação digital.
Pesquisa Pegassistemas
Grande economia de custos
A RPA impulsiona melhorias rápidas e significativas nas métricas de negócios em todos os setores e em todo o mundo.
Estação Central de TI: Principais Impulsionadores do Time to Value em RPA
Maior precisão
57% afirmam que o RPA reduz erros manuais.
Forrester, "Impacto do RPA na experiência do funcionário"
Conformidade aprimorada
92% concordam que o RPA “atendeu ou superou as expectativas” de melhor conformidade.
Deloitte "3ª Pesquisa Anual de RPA" 2018
Maior produtividade
68% dos trabalhadores globais acreditam que a automação os tornará mais produtivos.
Pesquisa UiPath com 4.500 trabalhadores globais
Mais valor do pessoal
60% dos executivos concordam que o RPA permite que as pessoas se concentrem em trabalhos mais estratégicos.
Forrester, "Impacto do RPA na experiência do funcionário"
Funcionários mais felizes
57% dos executivos afirmam que o RPA aumenta o envolvimento dos funcionários.
Forrester, "Impacto do RPA na experiência do funcionário"
Por que o RPA é transformador?
A tecnologia RPA está mudando a forma como o mundo realiza o trabalho.
Robôs de software – em vez de pessoas – realizam trabalhos repetitivos e de menor valor, como fazer login em aplicativos e sistemas, mover arquivos e pastas, extrair, copiar e inserir dados, preencher formulários e concluir análises e relatórios de rotina. Robôs avançados podem até executar processos cognitivos, como interpretar textos, participar de bate-papos e conversas, compreender dados não estruturados e aplicar modelos avançados de aprendizado de máquina para tomar decisões complexas.
Quando os robôs realizam esses tipos de tarefas repetitivas e de alto volume, os humanos ficam livres para se concentrar nas coisas que fazem melhor e gostam mais: inovar, colaborar, criar e interagir com os clientes. As empresas também recebem um impulso: maior produtividade, eficiência e resiliência. Não é de admirar que a RPA esteja reescrevendo a história do trabalho.
Deixe seus funcionários livres para se concentrarem em trabalho de maior valor agregado, automatizando tarefas manuais repetitivas.
As grandes e pequenas empresas podem aproveitar os benefícios das automações com RPA, agilizando tarefas de back office e middle office em uma ampla gama de áreas — incluindo seguros, finanças, compras, gerenciamento de cadeia de suprimentos (SCM), contabilidade, gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e gestão de recursos humanos (HRM).
Soluções de RPA são especialmente úteis para organizações que possuem muitos sistemas diferentes e complexos, que precisam interagir de forma fluida e que atualmente são integrados por meio de pessoas que copiam, interpretam, manipulam e colam dados de um sistema para outro.
A Automação de Processo Robótico (RPA) oferece um grande potencial para as empresas ficarem mais inteligentes e eficientes. As organizações de sucesso serão aquelas que abraçarem a mudança associada a essa inovação e reorientarão sua força de trabalho para maximizar o valor dessa iniciativa. Em relatório da Deloitte Global indica que as empresas que ainda não consideram a automação como um componente de um ecossistema de trabalhadores mais amplo perderão oportunidades significativas de eficiência, aprimoramento da qualidade, mitigação de riscos, inovação e, finalmente, crescimento.
RPA para reduzir custos, agilizar resultados e aumentar a receita é a forma mais inteligente de modernizar a rotina de uma empresa, aumentando a produtividade e garantindo a qualidade de entrega das áreas de negócio.
Com certeza, é uma aplicação que qualquer empresa — especialmente a sua — deve possuir para se posicionar à frente da concorrência.
Exemplos de uso do RPA: