Registro de preços para futuras e eventuais contratações de empresas especializadas na prestação de serviço de digitalização de acervo com tratamento, armazenamento em HD externo e nomeação individualizada para a Câmara Municipal de Pedro Leopoldo - Mais de 640.000 imagens
Os serviços serão dirigidos à digitalização de um quantitativo estimado de 500.000 (quinhentas mil) páginas, a serem digitalizadas em até 03 meses (três meses), incluindo a configuração e adequação do processo de digitalização e armazenamento dos documentos em um HD externo.
3.2 Os documentos serão digitalizados até que se atinja o limite financeiro disponível para esta prestação de serviços. Desta forma, serão preferencialmente digitalizados os documentos dos departamentos mais solicitados junto ao setor de Patrimônio, Arquivo e Almoxarifado, quais sejam: Pessoal, Assessoria Parlamentar, Contabilidade, documentos de valor histórico. Demais documentos, inclusive de outros setores, serão digitalizados quando houver disponibilidade financeira e conforme decisão do presidente do Legislativo.
3.3 O processamento/digitalização de documentos deverá ser realizado em papéis de diferentes gramaturas (20-300g/m2), considerando-se que, em sua maioria, os documentos a serem digitalizados serão do Tipo A4.
3.3.1 Quanto às características mínimas das imagens dos documentos, deverão ser observados:
3.3.2 Resolução mínima de 300 DPI;
3.3.3 95% (noventa e cinco por cento) das imagens em preto e branco;
3.3.4 5% (cinco por cento) das imagens coloridas;
3.3.5 Formato em PDF.
3.4 Na etapa de digitalização deverão ser utilizados scanners específicos de alto desempenho para cada tipo de documento capazes de realizar o processamento automático do arquivo de imagem gerado on the fly, ou seja, durante o momento da captura do documento, oferecendo recursos tais como:
3.4.1 Edge detection/Cropping: Reconhecimento das margens do documento para eliminar áreas que não façam parte do original em papel;
3.4.2 Deskewing: Alinhamento automático das informações existentes no original. Este recurso é e extrema importância para a precisão de um futuro reconhecimento óptico de caracteres;
3.4.3 Speckleremoval: Remove sujeiras (pontos) da imagem, promovendo uma maior compressão do arquivo e aumentando a precisão de uma futura etapa de reconhecimento.
3.5 Os serviços contratados compreendem:
3.5.1 preparação dos documentos recebidos para digitalização, retirando-se clipes de papel, grampos e qualquer material que não faça parte dos processos para digitalização;
3.5.2 atribuição de identificador para cada volume de processo que terá sua imagem digitalizada, com os seguintes campos descritivos para identificação da sua origem: o tipo de documento, o departamento correspondente, o número, o ano;
3.5.3 manutenção de todos os documentos originais recebidos da Câmara Municipal no estado em que foram entregues, responsabilizando-se pelos danos que os processos venham a sofrer por manipulação ou guarda indevida, durante o tempo que estiver sob sua responsabilidade;
3.5.4 devolução dos processos e livros remontados da mesma forma em que foram recebidos.
3.6 Critérios para checagem dos documentos convertidos:
3.6.1 verificação da quantidade de imagens geradas;
3.6.2 verificação do tamanho médio do arquivo de imagem;
3.6.3 verificação da qualidade da imagem do documento, no que tange a quesitos de nitidez e legibilidade.
3.6 Características e funcionalidades do software de captura de documentos a ser utilizado pela CONTRATADA:
3.6.1 Digitalização:
3.6.1.1 Definição de brilho e contraste da imagem;
3.6.1.2 Definição da resolução (DPI);
3.6.1.3 Definição do tamanho do original;
3.6.1.4 Controle de seleção de áreas;
3.6.1.5 Digitalização contínua;
3.6.1.6 Possibilidade de criação de perfis de digitalização para cada tipo de documento.
3.6.2 Tratamento das imagens:
3.6.2.1 Alinhamento da imagem (Deskew);
3.6.2.2 Remoção de sujeiras (Despeckle);
3.6.2.3 Remoção de sombras (Deshade);
3.6.2.4 Remoção de linhas horizontais e verticais;
3.6.2.5 Reparo de caracteres;
3.6.2.6 Eliminação/limpeza de bordas pretas;
3.6.2.7 Melhoramento da imagem de zonas previamente definidas.
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