Registro de Preços para a contratação de empresa para digitalização de documentos, no que tange o acervo físico legado da Prefeitura de Esmeraldas/MG
- DAS ESPEFICICAÇÕES TÉCNICAS
- Digitalização de papel A4 até o formato Ofício I;
- Consiste em serviços de digitalização de documentos efetivamente utilizados;
- Os serviços de digitalização deverão ser feitos no arquivo municipal;
- O local para a digitalização dos documentos – Bureau deverá prover todos os equipamentos (Scanners, Impressoras, computadores, mobiliários, rede lógica) necessários para prestação dos serviços e cedidos pela Contratante, exceto Scanners, impressoras rede lógica que serão disponibilizados pela Contratada;
- Os documentos deverão ser preparados para o processo de digitalização, onde serão realizadas tarefas como retiradas de grampos, verificação de partes dobradas, amassadas, rasgadas e os documentos são agrupados;
- A digitalização será em lote e os documentos serão lidos pelo scanner gerando arquivo de imagem no computador;
- As imagens poderão ser a cores, em preço e branco ou em tonalidades de cinza (até 256 tons), definido de acordo com o documento original e a critério da Contratante;
- Os documentos deverão ser digitalizados no formato PDF/A e PNG ou outro padrão disponível no mercado, definido de acordo com o documento original e a critério da Contratante;
- Em caso de documentos com múltiplas páginas, os mesmos deverão ser digitalizados em um único arquivo-imagem no formato PDF/A ou PNG, de acordo com o documento original e a critério da Contratante;
- As imagens deverão ser digitalizadas com resolução de 300 DPI (mínimo), ou superior, de acordo com a necessidade da Contratante;
- Deverá ser feita a correção (ajuste vertical, eliminação de sujeiras) e aplicação de filtros (contraste e clareamento) para tornar a imagem legível;
- Os documentos deverão receber até 10 índices alfanuméricos de busca de localização até 30 caracteres, para consulta dos documentos;
- Indexação dos documentos digitalizados com indexador será definida juntamente com a Contratante;
- Digitalização em formato PDF pesquisável (OCR), ou seja, as imagens deverão ser preparadas para que todas as pesquisas atuem sobre todas as palavras, letras e números contidos no documento.
- Documentos formados por texto, com boa qualidade de impressão, deverão, a critério da Contratante, ser submetidos a mecanismos de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) capaz de ler a acentuação utilizada na língua portuguesa os caracteres especiais utilizados com as fontes disponíveis para o ambiente Windows.
- A solução de captura deverá permitir realizar o reconhecimento (OCR/ICR) de caracteres em resolução de 300DPI (ou maior) e fim de obter-se melhor identificação dos caracteres e posterior armazenamento do documento em 200DPI favorecendo a diminuição do tamanho e ocupação do espaço em nuvem;
- A solução deverá permitir digitalização em formato PDF/A pesquisável com aplicação de tecnologia de OCR (indispensável) e ICR (desejável), ambos otimizados para a língua portuguesa.
- A solução deverá permitir que, ao importar qualquer documento, seu tipo documento seja definido automaticamente, sem interação do usuário.
- O sistema deverá trabalhar com bancos de dados padrão de mercado – SQL como MS-SQL, Oracle e MySQL e compatível com sistema operacional Windows ou Linux;
- A Contratada deverá fazer a manutenção, assistência técnica e atualização do software no período de vigência do contrato.
- O sistema deverá prover meios para configurar o perfil de cada usuário para permitir ou evitar que usuários possam modificar as imagens, dados de índice e demais informações referentes aos documentos digitalizados, incluindo as funções de gerenciamento do sistema.
- Possuir segurança do sistema por tipos de usuários (administrador, somente leitura, etc.);
- O sistema deverá gerar um arquivo de log que identifique os acessos ao sistema, discriminando: horário de acesso, identificação do usuário, áreas do sistema acessadas, modificações feitas, entre outras informações necessárias para auditoria do sistema;
- Possua segurança em nível de tipo de documentos (grupos de usuários x tipos de documentos) integrado com Active Directory (LDAP);
- Possua índices configuráveis pela contratada com a possibilidade de criação de no mínimo 10 índices, sem custos adicionais a Contratante;
- Permita pesquisar a partir de qualquer campo de índice;
- Permita pesquisas pelo conteúdo do documento com localização de qualquer palavra (texto pesquisável) diretamente do tipo de documento, com destaque para o resultado;
- Permita o controle da unicidade do documento;
- Pesquisa e acesso aos documentos através da internet;
- Possua sistema sem limites de número de usuários;
- Repositórios flexíveis;
- Licença para número ilimitado de usuários simultâneos no mínimo para consulta;
- O acesso via browser pelos principais navegadores Microsoft Interne Explore, Google Chrome, Mozila, Firefox e etc.;
- Possuir a funcionalidade que permita assinar digitalmente dos documentos em lote ou por unidade utilizando certificados reconhecidos pelas principais instituições certificadoras;
- Possibilitar a utilização de certificados digitais para servidor;
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