Prestação de serviço de Gestão Documental para triagem, classificação e controle da Documentação Administrativa do TJPA
3.3.3 Requisitos gerais da demanda
A empresa contratada deverá dispor de profissional capacitado com formação em Arquivologia, bem como, possua atestado de capacidade técnica de serviço realizado na
área de gestão documental, e ainda:
a) A empresa contratada deverá fornecer no seu quadro técnico para a execução do serviço, no mínimo:
1. um profissional arquivista com experiência comprovada em:
- Elaboração, auxílio e atualização de Planos de Classificação Documental e Tabelas de Temporalidade;
- Coordenação técnica de equipes de classificação técnica arquivística de documentos;
- Coordenação técnica para o tratamento de fundos documentais de empresas extintas;
- Processos de descarte de documentos.
2. Um profissional de Gerenciamento de Projetos, com certificação PMI e com experiência em projetos de tratamento arquivístico de documentos e projetos de
digitalização de documentos, tendo em vista as dificuldades específicas deste tipo de trabalho.
3. Um profissional historiador, com experiência em coordenação de equipe para tratamento de acervos históricos fotográficos e audiovisuais.
b) A empresa a ser contratada deverá ser especializada em Gestão Documental.
c) A Contratada obrigar-se-á a usar pessoal treinado e sob sua supervisão direta, habilitados para executar os serviços definidos nesse Termo de Referência.
d) O serviço consiste prioritariamente nas atividades de triagem, classificação e aplicação dos prazos de temporalidade de acordo com a Tabela de Temporalidade
de Documentos do TJPA e CNJ, a fim de separá-los para que sejam, conforme avaliação pela Comissão de Avaliação Documental do TJPA, destinados a guarda
permanente ou a eliminação.
e) O serviço terá como objeto a documentação arquivística da área administrativa que atualmente ocupa aproximadamente 425 estantes de ferro fixas, alocadas na sede
do Arquivo Regional de Belém, contendo aproximadamente 23.000 mil unidades de caixas arquivo do setor administrativo da Comarca de Belém/PA.
f) O CONTRATANTE deverá fornecer toda a infraestrutura para a realização dos serviços, ficando a cargo da empresa CONTRATADA a responsabilidade pela
execução dos serviços bem como o fornecimento dos Equipamentos de Proteção Individual (EPI´s) à equipe que irá executar os serviços.
g) A efetiva eliminação/destruição dos documentos, deverá ser realizado exclusivamente pela CONTRATANTE em observância à legislação pertinente e boas
práticas de sustentabilidade ambiental;
h) A documentação datada até o ano de 1970, deverá ser separada pela CONTRATADA, ficando a CONTRATANTE responsável pelo envio ao Centro de
Memória da Amazônia, conforme acordado no Convênio 005/2007-TJPA;
i) O serviço a ser executado consiste em triar, classificar, avaliar a temporalidade, e organizar todos os documentos de forma individual de cada caixa arquivo;
j) A CONTRATADA deverá se apresentar devidamente uniformizada, portando crachás e com os devidos materiais de EPI (luva, máscara e jaleco).
k) A CONTRATADA poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo fiscal técnico,
desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.
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